Avatud kontori võlud ja valud (8)

Algul oli avatud kontorite eesmärk soodustada suhtlust töötajate vahel, samuti pidi selline ruumilahendus muutma töökliima võrdsemaks ja vähendama hierarhiat. Loodeti ka, et tööd rabavate kolleegide nägemine sunnib ennastki rohkem pingutama. Lisakasu tuli kokkuhoid ruumi pealt. 

„Kuigi aja jooksul on muutunud nii töötajate soovid kui ka arhitektuurilised võimalused, on endiselt eesmärgiks luua selline töökeskkond, kus kõigil oleks hea,“ tõdeb Jaan Port.   

See, kas avatud kontor soosib või hoopis pärsib töö tegemist, on arhitekti kinnitusel väga individuaalne. „Kindlasti peaks tööandja teadma, millist tüüpi inimesed tema kontoris töötavad. Mõnele ei sobi ka kahekesi samas ruumis tööd teha. Nagu öeldud, sõltub kontori suurus paljugi nii konkreetsetest inimestest kui ka töö sisust. Kogemused on näidanud, et inimese jaoks hakkab mõistlik piir hägustuma kusagil neljast kuni kuuest töötajast ühes ruumis. Üle kümne on juba peaaegu alati kellegi jaoks probleem,“ ütleb Port. 

„Teatav ruumi kokkuhoid tuleb, kui sa paned hästi palju inimesi ühte ruumi ja kõik tundub Excelis olevat hea, aga ühel hetkel siiski selgub, et tee vahesein vahele ja sa saad palju efektiivsema tiimi,“ on küsimus tema sõnul piiris, kust edasi pole enam mõtet inimesi kokku suruda. Viimased uuringud on näidanud, et pigem tahetakse väiksemate kontorite peale tagasi minna kui ruume suurendada. 

Mitte põlvkonna, vaid harjumuse küsimus

Seda, kuivõrd inimesele sobib avatud kontoris töötamine, seostatakse sageli tema vanusega. „See pole põlvkonna probleem, pigem harjumuse teema,“ tõdeb arhitekt, et kui oled varem kahe peale kabinetti jaganud, siis pigem eelistadki seda luksust. Aga kas inimene rahus ja vaikuses ka tõhusamalt töötab, päris kindlalt väita ei saa. Võib-olla talle lihtsalt meeldib oma privaatses ruumis olla, sest siis keegi ei näe, kuidas ta oma tööaega veedab.  „Töökohavahetuse põhiline põhjus on enamasti siiski suhted ja võimalused ettevõttes ning isiklikud ambitsioonid,“ tõdeb arhitekt, et kontori pärast lahkutakse pigem erandjuhtudel.     

Porti sõnul on avatud kontorid aasta-aastalt üha teravamalt teemaks tõusnud. „Olen lugenud viimasel ajal mitmeid uuringuid ning selge on see, et muutuste tuules pole vaid Eesti. Suurte ühiste büroode probleem on kogu maailmas,“ teab Port. Oma sõnade kinnituseks toob ta välja viimase aja trendi, et mitmed suured infotehnoloogiafirmad on läinud väiksemate tiimide peale ning püüdnud tekitada neile sobivad tööruumid, mis toetaks keskendumist ning tagaks eraldumisvõimalused kontoris. 

Õnnelik töötaja rabab rohkem 

Ka psühholoog Tiina Saar-Veelmaa möönab, et avatud kontoris on keerukam keskenduda, sest inimene peab end kaitsma nii müra kui ka kolleegide tööharjumuste eest, mis tema omadega kokku ei käi. „Kui kellelgi on harjumus arvuti taga einestada, mõjutab see ka tema ümber istuvaid inimesi. Teisi segab seegi, kui üks töötaja armastab häälekalt telefonis vestelda või siis raevukalt klaviatuuril toksida,“ toob ta näiteid avatud kontori argipäevast. Ning tuletab meelde, et inimene on õnnelik vaid siis, kui ta mõistab oma töö tegelikku tähendust; tunneb, et ta loob väärtust ja seda kohas, mis toetab pühendumist. 

See, kas ja kuivõrd ümbritsev keskkond meil oma tööle pühenduda aitab, sõltub aga palju nii ruumi planeerimisest, sisekujundusest, kasutatud materjalidest kui ka selle temperatuurist ja valgusest. Sestap peaks uusi töökohti kavandades esmalt uurima töötajatelt, mida nad konkreetsete tööülesannete täitmiseks vajavad, ja alles seejärel arhitektid appi kutsuma. 

Kuigi sellel kümnendil on palju räägitud ning ka uuringutega kindlaks tehtud, et avatud kontor vähendab initsiatiivikust, ehitatakse neid endiselt. Kas kokkuhoitud raha tõesti kompenseeris töö tõhususe vähenemist?

„Kindlasti on oma osa ka raha kokkuhoiul, aga samas oleme tänini olukorras, kus uuringuid sageli ei tehta või tehakse neid vaid põgusalt,“ ütleb Saar-Veelmaa ja rõhutab, et oluline peaks olema just nende arvamus, kes vastses kontoris tööle hakkavad.  

Millist kontorit soovisid Playtechi töötajad? 

„Kui Ülemiste Citysse oma Tallinna kontorit kavandama hakkasime, tekitas uue trendina palju kõneainet avatud kontori kontseptsioon, kus kõigil töötajatel ei pruugi isegi olla kindlat püsivat töölauda. Et oma inimeste eelistusi tabada, tegime küsitluse, selgitamaks välja, millised on nende soovid ja murekohad füüsilise töökeskkonna suhtes,“ ütleb Playtech Estonia direktor Ivo Lasn. Samuti analüüsiti Tartu kontori kogemust. 

 Selgus, et inimesed ei eelista töötada suurtes avatud ruumides ega nn liikuvas kontoris, kus peab igal hommikul endale uue istekoha leidma. „Jõudsime selgusele, et ideaalne tööruum on täpselt oma tiimi suurune. Algul  kasutasime siiski veidi avatumat lahendust ega tellinud tööala ja koridoride vahele vaheseinu, ent lisasime peagi ka need, kuna inimesi hakkasid segama köökidest tulev lärm ning tööala läbivad liikumisteed. Töötajad vajavad siiski rohkem vaikust ja et igasugune liikumine, mis neiss eei puutu, ei käik nende laua juurest läbi,“ räägib Lasn. 

Peagi selgus aga, et inimesed vajavad siiski rohkem vaikust ja et soovivad, et igasugune liikumine, mis neisse ei puutu, ei käiks nende töölaua juurest mööda. Sestap kavandati Playtechi Tallinna kontori tööruumid vastavalt meeskondade suurustele. Kõige suuremas neist saaks maksimaalselt töötada 30 inimest, aga direktori sõnul seal praegu nii palju rahvast iga päev ei ole. Lisaks tiimide tööruumidele on igal korrusel mitu puhkeala ja kööki, kus on võimalik teiste tiimidega suhelda. 

Töötajate küsitlusest ilmnes ka, et peale koosolekuruumide on vaja rohkelt kohti, kus saaks pidada privaatseid konverentskõnesid. Sestap soetati lisaks nn telefoniputkadele helisummutavad katusega tugitoolid. „Veel planeerisime äriüksuste juhtide kabinettidesse pikendatud lauad, et nad saaksid koosolekuid pidada oma kabinetis. Kuna nende töö iseloom eeldab palju operatiivsust ja suhtlemist, on neil üldiselt ka eraldi kabinetid,“ märgib Lasn.   

Tema sõnul on töötajad oma Tallinna kontori planeeringuga väga rahul ja tore oleks paljud pealinnas kasutusele võetud lahendused tuua ka Tartusse, aga hoopis teistsuguse ajaloolise pärandiga majas kõiki neid üks ühele kopeerida ei saa. „Tartus on meil nii-öelda avatud kontori pinda veidi rohkem, sest üksused on suuremad, aga lähtume siiski põhimõttest, et üks ruum on ühe meeskonna kohta,“ ütleb Lasn. Puhkamiseks ja suhtlemiseks on aga kui loodud läbi kõigi korruste kõrguv aatrium.  

Telia: kõik isikliku elu põnevad teemad jäägu puhkenurka

„Oleme oma peakontoris läinud tegevuspõhise kontori rada. See tähendab, et töötajal on alati võimalik valida, kas istuda avatud kontoris oma tiimi keskel või töötada nn vaikses ruumis,“ räägib Telia Eesti haldusosakonna juhataja Mari-Liis Vihul.

„Meie avatud kontoriosas on umbes 60 töökohta igal korrusel, kuid need on kahekaupa mööda akna ääri kolmes maja küljes ja eristatud kõrgete sirmidega, nii et korraga üle kümne inimese naljalt ei näe. Vaikses toas on töökohti kaheksa. Kuid olulisem ühe või teise ruumi töökohtade arvust on kokkulepped, kuidas neid ruume kasutatakse. Vaikne tuba ongi vaikne tuba – seal ei jäeta telefoni helisema ega võeta seda vastu, rääkimata üle toa arutlemisest. Kuigi avatud ehk n-ö aktiivses kontoris on arutelud ja telefonivestlused soositub, kehtib sealgi kokkulepe, et kui jutt läheb valjuks või pikaks, jätkatakse seda juba nõupidamisruumis. Kõik põnevad isikliku elu teemad jäävad aga puhkenurkadesse. Et kokkulepitud reeglid ajas ei tuhmuks, tuleb neid aeg-ajalt ka meelde tuletada. See julgustab ka kolleege üksteisele „mängureegelid“ meelde tuletama. 

Selline isikliku koha vaba kontorikasutus lubab kutsuda tööle endale vajalikke inimesi, kuid samas kaasneb sellega risk, et ühel hetkel on majas rahvast liiga palju. Nüüd, kaks aastat pärast majja kolimist, oleme enda kõrvale iga päev tööle kaubelnud rohkem kui 100 partnerit ja seeläbi kasvatanud maja inimeste arvu veidi liiga suureks. Praegu otsime võimalusi selle olukorra lahendamiseks.“ 

Uuringud kinnitavad: taustamüra väsitab 

Suurtes vaheseinteta kontorites, kus kõik kõiki näevad ja kuulevad, on inimesed teistest vähem rahul, väsinumad, kehvemad keskenduma ja altimad vigu tegema, selgus juba 2012. aasta Soome tööterviseameti uuringust. Toona kinnitasid katsed, et taustal kuuldavate kõnehelide korral nõuab mõttetegevus suuremat pingutust ja ülesannete lahendamisel lipsab sisse rohkem vigu. Raskem on keskenduda ja väsimus tuleb kiiremini. Ehk teisisõnu: välja tuli selge seos, et mida vähem on töökeskkonnas müra ja tööd katkestavaid segajaid, seda tõhusamalt inimesed tegutsevad.  

Avatud kontorid on disainitud ideega, et inimesed saavad vabalt liikuda ja suhelda ning need soodustavad loovat mõtlemist ja probleemide paremat lahendamist, aga tegelikult see nii ei tööta, oli The Telegraph juba aasta varem kirjutanud. Kui oled parasjagu töösse süvenenud ja taustal hakkab telefon helisema, segab see keskendumist. Isegi kui sa sel hetkel sellest aru ei saa, reageerib aju häirimisele. See selgus testist, mis tehti Suurbritannia teleprogrammi käigus Channel 4 jaoks. Küll aga võib inimeste rahulolu töökeskkonnaga kolmandiku võrra tõusta, kui nad saavad oma ümbrust kujundada toataimede, piltide ja muude isiklike esemetega.